6S咨詢服務(wù)中心5S現(xiàn)場管理培訓(xùn)公司概述：在檔案工作中推行5S管理，通過關(guān)注細(xì)節(jié)問題，并從素養(yǎng)、整理、整頓和清潔、清掃等環(huán)節(jié)出發(fā)，消除檔案資料堆積、材料不全、工作效率低、程序不規(guī)范等不良現(xiàn)象。

檔案5S管理

一、5S管理在檔案工作中的具體應(yīng)用情況

1、整理和整頓

在5S管理體系下，檔案管理工作主要包括兩個(gè)方面，首先是辦公區(qū)的整理，即在辦公區(qū)域內(nèi)，檔案工作人員要檢查所有的辦公抽屜與柜子，并尋找所有的辦公物品，及時(shí)清理那些與工作無關(guān)的物品，并與領(lǐng)導(dǎo)溝通交流，合理處理這些物品，或?qū)⑵浞胖玫介e置的庫房，或作為廢品賣掉。其次是檔案庫房管理。在整頓庫房時(shí)，若要節(jié)儉尋找檔案的時(shí)間，就需要檔案工作人員根據(jù)檔案利用率的差異，將檔案合理分類存放，將那些利用率較高的檔案放置在易于存取的位置。

2、清掃和清潔

所謂的“清潔”主要是指檔案工作人員在完成整理和整頓工作之后，促使檔案工作更具程序化、制度化和規(guī)范化特點(diǎn)。只有切實(shí)做好清潔工作才能夠確保檔案工作整齊有序的開展。而為了將5S管理體系落實(shí)到位，檔案管理工作中還應(yīng)當(dāng)建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，定期檢查各部門的工作情況，并對表現(xiàn)較好的部門給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，以便激發(fā)檔案工作人員的工作熱情。

3、素養(yǎng)

素養(yǎng)主要是指檔案工作人員的工作態(tài)度與工作習(xí)慣，提升檔案工作人員的素養(yǎng)能夠促使他們形成良好的工作作風(fēng)，認(rèn)真處理檔案工作中的每一細(xì)節(jié)，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識。這也是5S管理體系的核心要素。具體而言，在檔案工作中制定完善的管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行機(jī)制，并對檔案工作人員進(jìn)行定期的知識培訓(xùn)與技能培養(yǎng)，幫助他們樹立5S管理理念，只有這樣才能夠培養(yǎng)一批懂技術(shù)、有文化、善服務(wù)、熟管理的檔案工作人員。

二、檔案實(shí)施5S管理的作用

1、提升檔案管理人員的總體素質(zhì)

在當(dāng)前的社會背景下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代形勢積極革新自身的知識和技能，只有這樣才能符合社會發(fā)展需求，所以，在檔案工作中運(yùn)用5S管理體系，可以促使檔案管理人員接受新的管理知識，及時(shí)更新工作理念。

2、增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化

運(yùn)用5S管理體系可以有效梳理檔案管理的分類、流程和類別，便于收集、記錄和整理數(shù)據(jù)，細(xì)化檔案管理工作，增強(qiáng)每一環(huán)節(jié)的規(guī)范性。合理運(yùn)用5S管理體系能夠有效避免多余和重復(fù)的工作，促使每一環(huán)節(jié)都按照既定的標(biāo)準(zhǔn)和程序開展。

在這種管理體系下，檔案工作環(huán)境能夠得到有效改善，而良好的工作環(huán)境又可以有效影響員工情緒，在融洽的工作氛圍中，員工的團(tuán)隊(duì)精神、集體意識都能夠得以提升，進(jìn)而自覺提高自身的技術(shù)水平與業(yè)務(wù)能力。