可能你聽說過工廠6S管理、店面6S管理、銷售6S管理，卻唯獨沒有聽說過電腦文件6S管理，6S管理可以規(guī)范公司電腦文件管理，加強6S管理在辦公環(huán)境中的推廣，保證數據錄入的正確性、有效性和及時性，以及方便文件保存和迅速提取，接下來6S咨詢公司就帶大家認識什么是電腦文件6S管理？電腦文件6S管理如何實施？

一、電腦文件6S管理實施

1、硬盤劃分和文件架構建立的方法。 

（1）、為了規(guī)范操作，系統(tǒng)一般應裝在C盤；軟件包和軟件安裝文件存放在D盤，D盤也可以適當放些辦公文件；主要辦公文件放在E盤；F盤放置備份文件和長期不用文件。 

（2）、重要文件一般不可放在桌面，如若系統(tǒng)出現問題，避免丟失。我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的文件夾，建立規(guī)范化合理的文件保存架構。

2、6S管理—整理：把有用或無用的文件分開，再將無用的文件加以處理。這項工作的重點是果斷的把電腦里無用或不需要的文件刪除。 

（1）、把有用的文件挑出來，比如最近正在使用的軟件，以及自己制作的文檔、圖片、視頻錄象等等； 

（2）、把無用的文件識別出來（這項不怎么好分辨）   第一類是把確定不用的文件，直接刪除。 

  第二類是不確定有什么用處的文件，也直接刪除，在6S管理中有一個重要的原則就是沒有標識的產品是不合格產品以垃圾處理。這里也一樣，既然不知道是干什么的，就毫不猶豫地刪除。當然也可以適當的把這類文件打包壓縮后放到一個文件夾里。 

  3、6S管理—整頓：把需要的文件以定量、定位，以便用最快的速度取得所需，在最有效的規(guī)則、習慣和最簡捷的流程下完成工作。整頓活動的要點是：文件存放要有固定的盤符和區(qū)域以便于尋找，存放區(qū)域要科學合理，文件存放達到目視化，存放不同文件的區(qū)域采用不同的文件名加以區(qū)別。這種分類依據以下原則，先把軟件和資料分開，一般把軟件存放在D盤，資料存放在E盤。 

 （1）、對軟件進行分類，首先哪些是安裝文件，確定后放存放在軟

件的文件夾，哪些是安裝以后的文件，默認安裝以后的文件存放在Program文件里。其次，按軟件的用途一般分為系統(tǒng)軟件和辦公軟件。 

（2）、對文檔資料分類，分類原則按照時間和空間進行，便于尋找和以后處理失效的文件。文件夾里的數目不應當過多，一個文件夾存放50個以內的文件數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件，瀏覽和打開的速度就會變慢，且不方便查看。 

（3）、合理的文件夾結構，一般不超過3層。進行文件夾和文件規(guī)范化的命名，在文件夾和文件比較多的情況下，可對常用的文件夾命名加以數字標識（如01、02），也可以對文件標注日期（如：文件管理制度20140220，），文件夾會按數字的大小進行升序或降序的排列。 

4、6S管理—清掃：將電腦保持在系統(tǒng)干凈，桌面整潔，無垃圾文件的狀態(tài)下。 

（1）、發(fā)揮快捷方式的作用。訪問比較頻繁的文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式到桌面”，如此即可以省去大量尋找的時間，又可以避免系統(tǒng)崩潰對文件的危害。當然，當文件和文件夾不再需要經常訪問時，你需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式睹塞了太多空間，牽扯了你的注意力。 

 （2）、及時處理電腦系統(tǒng)因運行而產生的垃圾文件。隨著文件數量的增加，有些文件是臨時的，過期即可刪除。電腦在運行過程中，系統(tǒng)就會自動生成一些臨時性垃圾文件，需要來清理，清理垃圾文件可借助一些輔助工具，如優(yōu)化大師，360安全衛(wèi)士等。 

5、6S管理—清潔：將我的電腦中的文件經過整理、整頓、清掃三個環(huán)節(jié)后，我們就感覺電腦中的文件井然有序，一目了然。建立完善的結構、規(guī)范化地命名、周期性地歸檔，這樣可以避免尋找文件浪費時間，這并不復雜的操作卻能大大提高工作效率。 

6、6S管理—素養(yǎng)：素養(yǎng)是比清潔更高的要求，就是今后要用上面的一套管理思想來對待任何新的文件資料，處理所有需要整理和存放的資料，進而逐漸養(yǎng)成習慣，形成高效的、有序的工作作風，從整理電腦推而廣之，直至整理你的辦公室，整理你的工作，整理你的思想，從而達到素質的提高。 

7、6S管理—安全：基于電腦系統(tǒng)的安全和文件的丟失與保密而要做的相關工作。

（1）、電腦系統(tǒng)應該安裝并使用公司統(tǒng)一下發(fā)的軟件，通常情況下不要私自卸載統(tǒng)一下發(fā)的軟件。 

（2）、嚴禁私自安裝聊天、游戲等與工作無關的軟件。不得將來歷不明的軟件裝入機器運行，防止染上"病毒"； 

（3）、所有電腦需要設置離崗密碼保護，通常在未針得本人同意后，不可擅自動用他人電腦。